Saint-Gilles : en 2018, le papier, ce sera fini

Saint-Gilles : en 2018, le papier,
ce sera fini

La commune de Saint-Gilles compte parmi les premières communes bruxelloises à vouloir fonctionner exclusivement en numérique. Pour cela, elle développe une stratégie nouvelle, adoptée par le Collège communal. Ce plan d’action pour la simplification administrative sera présenté au conseil communal de ce jeudi 18 mai. Parmi différentes mesures, Saint-Gilles a notamment entamé la numérisation des courriers, documents et factures sous format papier et électronique. La Commune ambitionne le titre de commune « paperless » en 2018.

Chaque année, l’administration communale traite pas moins de 63.000 courriers entrants (lettres, factures, etc.). Il en résulte une multitude de copies et une avalanche de papier en interne, sans parler des informations numériques de plus en plus abondantes (courriels, documents et dossiers électroniques) que l’administration doit traiter et qui jouent sur la capacité du serveur.
Comme il existe une technologie qui simplifie, sécurise et rentabilise le fonctionnement administratif, la commune s’est lancée, dès janvier 2017, dans la dématérialisation et la gestion numérique de tous les échanges de courrier, ainsi que de tous les documents papier et électroniques. Tout courrier, document ou facture reçu(e) par la commune sera scanné(e), pour ensuite être distribué(e) et traité(e) exclusivement par voie numérique. Les courriels entrants seront traités dans le même système. Viendra ensuite la numérisation de tous les formulaires de demande possibles, du traitement des bons de commande et du processus de facturation. Au final, le projet de modernisation permettra également de disposer d’archives totalement numérisées et de données ouvertes.
« Nous devons mettre un terme au gaspillage de papier et à la paperasserie administrative, tant pour les fonctionnaires que pour les citoyens. C’est dans cette optique que nous nous lançons dans un projet ambitieux : la numérisation intégrale de tous les échanges de courrier, des documents et des factures, sur support papier comme électronique. Un projet de modernisation qui jette les bases d’une administration sans papier », déclare Willem Stevens, échevin en charge de l’informatique, de la simplification administrative et du développement durable.
Outre un premier investissement dans un logiciel spécialisé (500 licences) et l’aménagement d’une « scanroom », le projet de modernisation prévoit aussi une assistance spécifique et des formations destinées au personnel. Cette année, la commune y investit 204.000 euros.
Le projet entre dans le cadre du plan d’action de simplification administrative 2017-2022 approuvé par la commune. Celui-ci s’appuie sur les objectifs visés par le plan de simplification administratif 2015-2020 de la Région de Bruxelles-Capitale. La Commune de Saint-Gilles en a pris connaissance par le biais du premier rapport au gouvernement d’Easybrussels, l’agence régionale pour la simplification administrative. Cette agence sensibilise les organismes d’intérêt public et les administrations locales aux démarches appropriées et aux thématiques en rapport avec la simplification administrative. Pour collaborer avec des autorités locales telles que Saint-Gilles, Easybrussels travaille également avec Brulocalis, l’association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale (anciennement AVCB).
Fadila Laanan, la Secrétaire d’État en charge de la simplification administrative, est dès lors également ravie de constater que la commune de Saint-Gilles peut compter sur un échevin en charge de la simplification administrative, que la commune a présenté un tel plan d’action au conseil communal et qu’une fonction dédiée à la simplification administrative a été mise en place.
« La quantité de démarches administrative doit être revue drastiquement à la baisse tant au niveau local que régional afin de permettre aux citoyens et aux entreprises de Bruxelles d’optimiser leur temps et d’éviter la paperasserie inutile. C’est dans cette optique que j’encourage également les administrations à opter pour la facturation électronique et les marchés publics en ligne. Grâce à de telles mesures, nous pourrons réaliser progressivement les objectifs visés dans le plan de simplification administrative 2015-2020. Les démarches entreprises par Saint-Gilles constituent une belle avancée en ce sens. J’espère que les autres communes bruxelloises suivront cet exemple de simplification administrative », conclut-elle.

Info :
Echevin de l’informatique, de la simplification administrative et du développement durable, Willem Stevens:
0486 64 56 26
wstevens@stgillis.irisnet.be
Secrétaire d’Etat en charge de la simplification administrative en Région de Bruxelles-Capitale, Fadila Laanan:
Christophe Vancutsem, porte-parole :
0490 49 47 30
cvancutsem@gov.brussels
Easybrussels :
Chloé Van Driessche, responsable communication :
02 800 33 05
cvandriessche@sprb.brussels

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